13 mei 2022

Inventeers stapt over op AFAS Software

Om de interne processen te optimaliseren en te professionaliseren heeft Inventeers gekozen voor AFAS Software. Het doel is om onze service en efficiëntie naar het volgende niveau te brengen. Om de overstap op AFAS zo goed mogelijk te laten verlopen en het maximale uit de software te halen is Forque ingeschakeld als implementatiepartner. We spraken met Jacob-Jan Mannak (Manager Consultancy bij Forque) over het traject en de mogelijkheden van AFAS Software.

Foto: Jacob-Jan Mannak

Maximale uit AFAS halen

Het overstappen naar nieuwe software is een tijdsintensief en kostbaar traject. Inventeers is van mening dat wanneer je dan de keuze maakt er ook volledig voor moet gaan. Er zijn diverse software pakketten met elkaar vergeleken maar de keuze is uiteindelijk gevallen op AFAS. Belangrijk in die keuze was de veelzijdigheid van het pakket. Het pakket bestaat uit verschillende modules (HRM, CRM, ERP en financiën) die perfect op elkaar aansluiten.
Jacob-Jan Mannak: “Als je voor AFAS kiest krijg je toegang tot alle modules. Het idee hierachter is dat de klant uiteindelijk beter geholpen is als alles goed op elkaar aansluit in plaats van uit kostenoverweging voor een gedeelte toch nog met oude pakketten/processen te blijven werken. Inventeers heeft ervoor gekozen volledig over te stappen op AFAS en maken van vrijwel alle mogelijke modules gebruik. Dit is een intensief traject maar levert uiteindelijk het meeste op.”

Workshops als start van gefaseerde aanpak

Over de bedrijfsprocessen van Inventeers is in het verleden zorgvuldig nagedacht. De processen zijn zo ingericht dat de opdrachtgevers op tijd hun producten krijgen en ook dat financiële afhandeling correct en op tijd gebeurt. De uitdaging is om de interne processen aan te laten sluiten op de AFAS Software.

Jacob-Jan Mannak: “De eerste stap in het proces is het in kaart brengen van alle processen. Dit hebben we gedaan middels workshops. Om de interne processen aan te laten sluiten op AFAS Software zagen we dat een aantal interne processen aangepast moesten worden. Toen de basis stond kon er gestart worden met de implementatie van het optimale proces. Na een uitgebreide testfase zijn we uiteindelijk tot livegang overgegaan.”

Van order tot levering

Een belangrijk onderdeel van de AFAS Software zijn de primaire processen verkoop, inkoop en productie. Op het moment dat een opdrachtgever een order in schiet wil hij/zij zo snel mogelijk weten wanneer de eindproducten er zijn. Om hier uitspraak over te doen moeten we weten welke onderdelen er op voorraad zijn, welke onderdelen ingekocht moeten worden, hoe lang de levertijden zijn en wanneer er tijd is in de productieplanning. Daarbij moet uiteraard ook de financiële afhandeling van de order correct en volgens afspraak gebeuren.

Jacob-Jan Mannak: “Dit hele proces wordt nu door AFAS ondersteund. Van alle lopende projecten zijn de inkoop-lijsten in AFAS gezet. Daarnaast heeft Inventeers ook alle voorraden geïnventariseerd en in het systeem gezet. Dit is natuurlijk een tijdrovend proces. Maar Inventeers is heel vastberaden te werk gegaan. Ze hebben zelfs een eigen koppeling geschreven om de oude projectdatabases over te zetten naar AFAS. In mijn loopbaan heb ik dat eigenlijk nog nooit meegemaakt. Hierin zie je natuurlijk goed wat voor bedrijf Inventeers is.”

Klantportal volgende stap

Nu de software volledig is geïmplementeerd ligt de focus op het wennen aan de software. De werknemers van Inventeers krijgen trainingen om precies te weten hoe de software werkt. Het is ook een kwestie van doen en vertrouwd raken met de software. Het is nu aan Inventeers om het maximale uit de software te halen.

Richard Mesman, directeur Inventeers: “Het fundament is in samenwerking met Forque zorgvuldig opgebouwd. Het is nu aan ons om de volgende stappen te zetten. Een volgende stap die sowieso op de planning staat is het toevoegen van een klantportal. Hierdoor zijn onze opdrachtgevers straks in staat om online een order in te schieten en ook de status van de order te volgen. Ik ben ervan overtuigd dat wij en de opdrachtgevers heel blij gaan worden van de AFAS Software!

Over Inventeers:

Inventeers is een ingenieursbureau in Leiden dat in opdracht van derden met behulp van software en hardware vernieuwende systemen ontwikkelt. Als externe research & development partner draagt Inventeers inmiddels al 15 jaar bij aan de innovatie van zijn opdrachtgevers. Van concept tot (eind)product, van fundamenteel onderzoek tot daadwerkelijke (massa)productie. Meer weten? Kijk dan eens op inventeers.nl.

Over Forque:

Forque adviseert en ondersteunt organisaties die beter willen presteren. Forque kijkt eerst naar de werkprocessen. Of het nu gaat om HR, in- en verkoop, financiële processen of management informatie. En zetten onze expertise van AFAS of Microsoft Power BI in. Bedrijfsprocessen optimaliseren is wat we doen! Kennismaken? Kijk dan op forque.nl.